Mode d’emploi pour la gestion des entrées : les listes d'invités et les cartes d'invitation
L'accueil des personnes avec vérification des cartes se fait à la porte d'entrée donnant sur la rue.
Toutes les arrivées sont à recenser sur la base d'une liste prévue à cet effet. Les cartes sont valables pour 2 mois. Leur couleur est changée au moment de leur renouvellement pour faciliter le contrôle de leur validité.
C'est le responsable de l'équipe du matin qui est responsable de l'accueil des invités. Cette phase d'accueil doit être la plus courte possible. Il est donc recommandé de se faire aider ou de confier ce rôle à 1 ou 2 bénévoles, à même de le remplir avec la rigueur et le sens de l'accueil nécessaires. Pensez à assurer l'accueil des invités lorsqu'ils arrivent dans la salle à manger.
Les listes sont réactualisées chaque dimanche par une personne en charge de la régulation des invités, Alexandre. Merci de lui adresser par mail sous forme de scan si possible (ou photo lisible avec votre téléphone), ou de les laisser sur place dans l'armoire de la salle de caté.
Petit explication sur la réactualisation des listes, et donc des cartes :
En fonction de sa fidélitéu nombre de venues de la personne sur les 6 derniers mois, une carte mensuelle est attribuée :
une personne qui avait une carte mensuelle, peut ne plus revenir, ou de manière occasionnelle. Si elle ne vient que très rarement sur les 6 derniers mois, sa carte mensuelle n'est alors pas renouvelée.
En fonction de sa fidélitéu nombre de venues de la personne sur les 6 derniers mois, une carte mensuelle est attribuée :
une personne qui avait une carte mensuelle, peut ne plus revenir, ou de manière occasionnelle. Si elle ne vient que très rarement sur les 6 derniers mois, sa carte mensuelle n'est alors pas renouvelée.
En quoi consiste ce système de cartes d'invitation ?
Il s’agit de cartes nominatives bimestriels renouvelables attribuées aux personnes venant régulièrement, leur assurant un accès au repas, dans de meilleures conditions, et leur permettant de se sentir par là même plus accueillies.
Des cartes, pour quel objectif ?
Par ce système, nous avons souhaité réguler l’accès au repas et améliorer la qualité de l’accueil, afin d’insuffler lors du déjeuner une ambiance plus sereine et favoriser la création de liens, dimanche après dimanche, entre les personnes invitées, ainsi qu'avec les bénévoles. Auparavant, en effet, l'afflux croissant de personnes, avec pour seule limite le nombre de places disponibles, suscitait des inquiétudes chez les invités et donc des tensions nuisant à l'atmosphère des repas et contraire à notre projet de partage.
Comment préserver notre projet de partage, sans exclure les plus exclus ?
Ce système ne doit pas être au détriment des plus exclus, des personnes venant au repas sans connaître d’autres endroits où aller manger.
Nous avons donc d’abord pris le temps d'expliquer, au tout début, de préparer les invités à ce fonctionnement, les personnes uniquement de passage pouvant dès lors choisir de nous rejoindre plus régulièrement ou de s'orienter vers d autres lieux de restauration solidaire, nombreux dans Paris.
Lors du dimanche de renouvellement, si de nouvelles cartes peuvent être attribuées, elles sont attribuées au cas par cas sous la responsabilité du responsable du Repas.
Nous avons donc d’abord pris le temps d'expliquer, au tout début, de préparer les invités à ce fonctionnement, les personnes uniquement de passage pouvant dès lors choisir de nous rejoindre plus régulièrement ou de s'orienter vers d autres lieux de restauration solidaire, nombreux dans Paris.
Lors du dimanche de renouvellement, si de nouvelles cartes peuvent être attribuées, elles sont attribuées au cas par cas sous la responsabilité du responsable du Repas.
Aux personnes à qui nous ne pouvons proposer une carte:
A celles venant pour la première fois, ou celles qui apparaissent en grand besoin, nous leur proposons un déjeuner à emporter, voire une place à table dans des situations exceptionnelles, afin qu'elles ne repartent pas l'estomac vide.
Les amis ou des parents/enfants d'invités : si un participant régulier vient avec un proche, nous invitons celui-ci à partager le repas s'il reste de la place, sans qu'il lui soit fourni une carte.
A l'ensemble des personnes sans carte, nous expliquons les capacités limitées d'accueil du repas et la possibilité d'obtenir une carte uniquement lors du prochain renouvellement (date indiquée sur les cartes).
A celles venant pour la première fois, ou celles qui apparaissent en grand besoin, nous leur proposons un déjeuner à emporter, voire une place à table dans des situations exceptionnelles, afin qu'elles ne repartent pas l'estomac vide.
Les amis ou des parents/enfants d'invités : si un participant régulier vient avec un proche, nous invitons celui-ci à partager le repas s'il reste de la place, sans qu'il lui soit fourni une carte.
A l'ensemble des personnes sans carte, nous expliquons les capacités limitées d'accueil du repas et la possibilité d'obtenir une carte uniquement lors du prochain renouvellement (date indiquée sur les cartes).
Et s'il reste des places à table un dimanche…? : Lorsque toutes les personnes avec cartes sont rentrées, il reste parfois quelques places vides et il peut y avoir des personnes sans carte demandant à rentrer pour déjeuner. Devant cette situation délicate, un rappel : l'objectif ultime du repas, et le système de cartes y participe, est de donner aux personnes invitées, souvent isolées par ailleurs, un sentiment d'appartenance à un groupe sur lequel elles pourront s'appuyer, construire peu à peu des amitiés. Il vaut mieux donc privilégier l'ambiance du groupe et la fidélité des invités, quitte à laisser quelques places non occupées. Exceptionnellement néanmoins, suivant la situation des personnes sans carte, nous pouvons les convier à table.